Clôturer la TVA du trimestre avec votre comptable

Renseigner votre comptable

1. 1Ouvrez « Paramètres », onglet « Entreprise ».
2. 2Dans le bloc « Comptable(s) », ajoutez l'adresse e-mail de votre comptable.
3. 3Cochez si vous le souhaitez « Envoyer automatiquement au comptable les factures émises et les factures d'achat scannées ».

Ouvrir la clôture

Quand un trimestre se termine, le tableau de bord affiche un rappel : « Préparer l'envoi » ouvre la clôture. Vous pouvez aussi passer par « Factures », onglet « TVA », puis « Envoyer le trimestre au comptable ».

L'onglet « TVA » présente un récapitulatif de la TVA collectée et déductible. Il est indicatif et ne remplace pas la déclaration établie avec votre comptable.

Vérifier avant l'envoi

La fenêtre résume le trimestre par ventes, achats et notes de crédit, et rappelle l'échéance de déclaration.

Le bloc « Vérifications avant envoi » signale les trous dans la numérotation des ventes, les doublons possibles et les documents incomplets. Pour un numéro manquant, « Justifier dans le message » ajoute l'explication au message destiné au comptable.

La liste des documents se filtre et se recherche. Décochez un document pour l'exclure : le comptable en est informé dans l'e-mail et le récapitulatif. Les factures annulées, les achats archivés et l'autofacturation en attente ne sont pas inclus.

Envoyer le dossier

QuotyFast génère un ZIP des documents et envoie à votre comptable un lien de téléchargement. Depuis la clôture, « Télécharger le ZIP » et « Copier le lien » donnent accès au même dossier.

1. 1Vérifiez les « Destinataires ». Ajoutez si besoin une adresse pour cet envoi uniquement, ou cochez « M'envoyer une copie de l'email ».
2. 2Ajoutez un « Message personnalisé (optionnel) ».
3. 3Cliquez sur « Confirmer l'envoi ».

Corriger ou renvoyer

Un trimestre déjà envoyé se renvoie avec « Renvoyer » : le dossier est régénéré avec les documents actuels, l'ancien lien est révoqué et votre comptable reçoit un nouvel e-mail.

Si l'e-mail n'a pas atteint certains destinataires, « Renvoyer aux destinataires en échec » leur adresse le lien existant sans régénérer le dossier. L'« Historique des envois » garde la trace de chaque envoi.

Créances perdues et régularisations

Le dossier signale les créances marquées irrécouvrables sur le trimestre, à provisionner, et inclut les régularisations TVA générées. Le guide « Client en difficulté » explique comment les produire.