Mettre en place une facture récurrente

Le principe

Une facture récurrente sert de modèle. Le document déjà émis n'est jamais modifié : chaque échéance génère une nouvelle facture, avec son propre numéro.

Fréquences disponibles : « Hebdomadaire », « Bi-hebdomadaire », « Mensuelle », « Bimestrielle », « Trimestrielle » et « Annuelle ».

Rendre une facture récurrente

1. 1Ouvrez la facture qui servira de modèle et cliquez sur « Rendre récurrente ».
2. 2Choisissez la fréquence de facturation et la date d'envoi.
3. 3Pour une fréquence mensuelle, indiquez le jour du mois : un jour qui n'existe pas dans le mois devient le dernier jour (le 31 devient le 28 ou le 29 en février).
4. 4Ajoutez si besoin une date de fin ; laissée vide, la récurrence n'a pas de fin.
5. 5Réglez « Envoyer automatiquement » sur « Activé » ou « Désactivé ».
6. 6Confirmez avec « Activer la récurrence ».

Vous pouvez aussi configurer la récurrence en créant une facture, avec le bouton « Récurrence » de la liste des lignes, ou rendre plusieurs factures récurrentes d'un coup : sélectionnez-les et utilisez « Rendre récurrentes ». Les factures déjà récurrentes, annulées ou créditées sont ignorées.

À chaque échéance

Envoi automatique désactivé : une facture brouillon est créée à l'échéance. Vous la relisez et l'envoyez vous-même ; rien n'est envoyé automatiquement, et le numéro définitif est attribué à l'envoi.

Envoi automatique activé : à la date d'envoi, la facture est générée et envoyée au client, sans validation, puis l'envoi se répète à chaque échéance.

Sur la facture modèle, le bandeau « Facture récurrente » précise le mode (« Envoi automatique » ou « Brouillon à relire ») et affiche le planning des prochaines échéances. Dans la liste des factures, le filtre « Récurrentes » les regroupe.

Conditions générales jointes

Pour chaque contrat récurrent, « Conditions générales » propose trois choix : « Hériter » suit le réglage de l'organisation au moment de chaque envoi, « Inclure dans la facture » imprime les conditions dans le PDF, « Joindre en PDF séparé » ajoute un fichier « conditions-generales.pdf » à chaque facture.

Modifier, mettre en pause ou arrêter

« Modifier » ajuste le planning d'envoi ; les factures déjà générées ne changent pas.

« Mettre en pause » suspend la récurrence : aucune facture n'est générée ni envoyée jusqu'à « Reprendre ».

« Annuler la récurrence » arrête définitivement la réémission. Les factures déjà générées restent inchangées.

Changer le prix d'un abonnement

« Changer le prix » ouvre « Planifier un changement de prix ». Indiquez la date d'effet et ajustez les lignes, pré-remplies : le nouveau prix s'applique aux factures générées à partir de cette date. Les factures déjà émises ne sont jamais modifiées. Les changements planifiés restent visibles sur la facture modèle.

Si le client est suspendu

Quand le client est suspendu ou déclaré insolvable, la récurrence s'arrête d'elle-même : aucune facture n'est générée ni envoyée, et la facture porte le badge « Client suspendu ». Réactivez le client depuis sa fiche pour la reprendre.