Créer et envoyer une facture

Depuis un devis

Dans la liste des devis, l'action « Facturer » apparaît sur les devis à facturer. La facture reprend le client et les articles du devis.

Facture directe

1. 1Ouvrez « Factures », puis « Nouvelle facture ».
2. 2Choisissez le client et ajoutez au moins une ligne, avec un intitulé pour chacune.
3. 3À l'étape « Finalisation », vérifiez tout avant de générer la facture : communication structurée ou publique, référence client ou bon de commande.

Peppol ou e-mail

Quand le client est joignable via Peppol, QuotyFast l'indique et vous pouvez envoyer la facture par ce canal. Un particulier, une entreprise non enregistrée sur Peppol ou un client sans numéro d'entreprise reçoit la facture par e-mail.

Pour envoyer plusieurs factures d'un coup, sélectionnez-les et utilisez « Envoyer » : un récapitulatif indique le canal de chacune avant l'envoi.

Si l'envoi n'aboutit pas

« Non livrable » : Peppol a refusé ce destinataire. Corrigez la fiche du client ou passez-le en envoi par e-mail, puis renvoyez la facture.

« Échec d'envoi » : l'envoi automatique a échoué et sera retenté le lendemain matin. Le filtre « Statut d'envoi » de la liste des factures les regroupe.

Pro forma, notes de crédit et factures récurrentes

Une pro forma annonce le montant d'une vente sans la facturer : voir « Créer et convertir une pro forma ».

Une facture émise ne se supprime pas : elle s'annule entièrement par une note de crédit, décrite dans « Annuler une facture avec une note de crédit ».

Pour facturer le même montant à intervalle régulier, « Mettre en place une facture récurrente » explique les échéances, l'envoi automatique et l'arrêt.

Régime de TVA particulier

QuotyFast reconnaît certains régimes et ramène alors la TVA à zéro : « Livraison intracommunautaire détectée » quand le client est dans un autre pays de l'UE avec un numéro de TVA valide, « Autoliquidation détectée » quand la TVA est due par le cocontractant, « Opération exonérée » et « Franchise de TVA ». Un badge rappelle le régime appliqué.

Après l'envoi

Suivez l'encaissement dans « Factures » : le guide « Suivre les paiements et relancer » décrit les paiements et les rappels. Si le client demande un délai, « Payer en plusieurs fois » crée un échéancier sur la facture émise. Une fois payée, annulée ou créditée, la facture rejoint l'onglet « Archive ».