Mise en page, templates et conditions générales

Où se trouvent ces réglages

Ouvrez « Paramètres », puis l'onglet « Documents ». Il regroupe les sous-onglets « Logo », « Mise en page », « Couleurs », « Papier à en-tête », « Contenu », « Conditions générales », « Templates » et « Thèmes ».

Le logo et la couleur de l'entreprise eux-mêmes se règlent dans l'onglet « Marque et apparence » : vos documents les reprennent.

Ces réglages valent pour toute l'organisation. Un devis garde la mise en page et les conditions qu'il avait au moment de son envoi : s'il est signé des semaines plus tard, il revient tel qu'il est parti.

Logo, couleurs et thèmes

Le logo se change dans « Paramètres », onglet « Marque et apparence », bloc « Logo », avec « Changer » : un fichier PNG ou JPEG de 2 Mo maximum. Seul le propriétaire de l'organisation peut le modifier. Un logo clair sur fond transparent ressortira mal : vos documents sont toujours blancs.

Dans le sous-onglet « Logo » des documents, réglez l'« Alignement du logo » et la « Taille du logo », ou cochez « Aucun logo ».

Le sous-onglet « Couleurs » propose « Suivre l'identité de l'entreprise » ou « Personnaliser » une « Couleur principale » propre aux documents. Les « Thèmes visuels », dans « Thèmes », changent l'apparence d'ensemble de vos factures et devis.

Papier à en-tête

Le sous-onglet « Papier à en-tête » imprime vos devis, factures, notes de crédit, pro forma, bons de commande et bons de livraison sur votre propre papier. Dans « Nouveau papier à en-tête », déposez la « Première page » et, si elles diffèrent, les « Pages suivantes ». Réservez une bande en haut et en bas : le document s'imprime entre les deux.

« Garder le logo par-dessus le papier » choisit si le logo s'imprime en plus. Une version s'applique une fois activée avec « Activer » : elle passe alors « En vigueur ».

Mise en page et contenu

« Format de page » fixe le format et l'orientation. Les « Marges intérieures » et « Espacement et densité » règlent la place du contenu. « Style du tableau » (« Classique » ou « Moderne ») et « Style des totaux » (« Simple » ou « Encadré ») changent le rendu des lignes et des montants. « Ordre des éléments » définit la position des blocs sur la facture, et le « Mode enveloppe » adapte la mise en page aux enveloppes à fenêtre.

Dans « Contenu », renommez les en-têtes de colonnes (quantité, jours, heures…) et rédigez les notes imprimées sur vos documents.

Templates de facturation

Le sous-onglet « Templates » crée un template par flux de facturation : Belgique, France, marchés publics, international… Chacun fixe la devise, la langue des documents, le régime de TVA par défaut (par exemple autoliquidation ou intracommunautaire), le pays cible et le compte bancaire.

Conditions générales

« Conditions générales par défaut » s'appliquent quand le profil de facturation n'en porte pas. Trois modes : « Dans la facture » imprime le texte au bas du PDF, « En pièce jointe » ajoute un PDF « conditions-generales.pdf » à l'e-mail et retire le texte de la facture, « Les deux » combine les deux. Le document PDF fait 5 Mo maximum.

Les « Profils de facturation » portent des conditions propres à chaque activité : un PDF téléversé, ou un texte converti en PDF à l'envoi. Sans PDF ni texte, le profil reprend les conditions de l'organisation. Un profil peut être défini par défaut.

Si le mode choisi demande un PDF et qu'aucun n'est configuré, l'envoi manuel d'une facture est refusé et les factures récurrentes partent sans conditions générales.

Communication structurée et QR code de paiement

« Activer la communication structurée », dans le sous-onglet « Contenu » des documents ou dans l'onglet « Conditions et banque », génère pour chaque facture une référence unique au format +++XXX/XXXX/XXXXX+++, imprimée sur le PDF.

Le QR code de paiement se règle dans l'onglet « Encaissement », réservé au propriétaire : « QR code dans le PDF » propose « Aucun », « Virement SEPA », « Paiement en ligne » ou « Les deux ». Avec « Virement SEPA », votre client scanne le code avec son application bancaire pour préparer le virement.