Mettre en place QuotyFast chez un client

Avant de commencer

Ce guide suit une mise en place complète, telle qu'un partenaire la fait chez son client. Chaque étape renvoie au guide qui la détaille.

Réunissez avec le client : son numéro d'entreprise (BCE, 10 chiffres) et son numéro de TVA, son logo (PNG ou JPEG, 2 Mo maximum), son IBAN, ses conditions générales en PDF, et les exports de son ancien logiciel (clients et articles).

Les paramètres s'ouvrent depuis le menu utilisateur, en bas du menu latéral : « Paramètres application ». Le logo et la numérotation ne sont modifiables que par le propriétaire de l'organisation : faites ces réglages connecté avec son compte, à ses côtés.

1. Créer le compte et l'organisation

1. 1Créez le compte sur quotyfast.com/signup avec l'adresse e-mail du dirigeant, le nom de l'entreprise et son numéro d'entreprise : le dirigeant devient propriétaire de l'organisation.
2. 2À la première connexion, l'assistant « Configuration de votre espace » s'ouvre. Étape « Entreprise » : « Télécharger un logo » (500 Ko maximum), saisissez le « Numéro d'entreprise » et cliquez sur « Rechercher ».
3. 3Vérifiez le « Nom de l'entreprise », le « Numéro de TVA », l'« Adresse », le « Code postal », la « Ville » et le « Pays », puis confirmez avec « C'est bien mon entreprise » et choisissez le « Secteur d'activité ».
4. 4Complétez les coordonnées dans « Paramètres », onglet « Entreprise » : « Informations de l'entreprise » (« Statut juridique », « Téléphone », « E-mail professionnel »), « Informations fiscales » (« Régime fiscal ») et « Mentions légales obligatoires », puis « Sauvegarder ».

Relisez le numéro d'entreprise avant de continuer : il détermine l'identifiant Peppol du client. Les informations reprises de la BCE peuvent apparaître comme « Informations verrouillées ».

• Configurer votre espace QuotyFast

2. Paramétrer les documents

1. 1Logo : « Paramètres », onglet « Marque et apparence », bloc « Logo », « Changer ». Le logo de l'assistant, s'il a été chargé, s'y retrouve.
2. 2Numérotation : onglet « Numérotation et facturation », sous-onglet « Documents », section « Numérotation des documents ». Pour chaque série — factures, notes de crédit, devis… — réglez le « Préfixe » et le « Format » ; le « Prochain numéro » s'affiche. Enregistrez avec « Enregistrer la numérotation ».
3. 3Mentions légales : onglet « Entreprise », bloc « Mentions légales obligatoires ». Le texte libre en bas des documents se saisit dans « Paramètres des documents », sous-onglet « Contenu », carte « Notes / Conditions générales ».
4. 4Conditions générales : sous-onglet « Conditions générales », bloc « Conditions générales par défaut ». « Téléverser un PDF », puis choisissez « Dans la facture », « En pièce jointe » ou « Les deux ».
5. 5Modèles : le sous-onglet « Thèmes » propose les « Thèmes visuels » du PDF ; « Templates » regroupe les « Templates de facturation » (« Nouveau template ») ; « Mise en page » et « Couleurs » ajustent le rendu.

• Mise en page, templates et conditions générales
• Le tour des paramètres

3. Importer les clients et le catalogue

1. 1Clients : dans « Clients », ouvrez « Plus d’actions », puis « Importer ». Déposez le fichier XLSX ou CSV exporté de l'ancien logiciel.
2. 2Vérifiez pour chaque « Colonne du fichier » le « Champ QuotyFast » attribué, ou « Ignorer ». Lancez « Tester sans écrire », lisez le rapport, puis « Lancer l'import ».
3. 3Catalogue : dans « Catalogue », « Stocks », utilisez « Importer CSV ». Le fichier attendu reprend les colonnes du fichier produit par « Exporter CSV ». Les articles sont rapprochés par référence, puis par nom ; l'import crée et met à jour, il ne supprime rien.
4. 4Historique des factures : dans « Factures », « Importer » ouvre « Importer des factures ». Une archive Peppol exportée de l'ancien outil est reconnue comme « Migration complète ».

Attribuez une colonne au numéro client : sans elle, rejouer le fichier plus tard peut créer des doublons.

• Créer, importer et gérer vos clients
• Le catalogue d'articles

4. Activer Peppol en émission et en réception

1. 1Dans « Paramètres », onglet « Entreprise », carte « Peppol e-Invoicing », cliquez sur « Vérifier l'éligibilité ». L'assistant propose la même activation à son étape « Peppol ».
2. 2Si des informations manquent, complétez-les dans l'onglet « Entreprise » et relancez la vérification.
3. 3Cliquez sur « Activer Peppol » : le statut « Peppol activé » confirme l'inscription du client pour l'envoi et la réception.
4. 4Les factures de ses fournisseurs arrivent dans « Factures », onglet « Factures reçues ».

Seul un prestataire Peppol peut être actif pour un numéro d'entreprise. Si le client est déjà inscrit ailleurs, il doit d'abord demander sa désinscription à ce prestataire.

• Activer Peppol

5. Inviter les utilisateurs et installer l'application mobile

1. 1Ouvrez « Équipe », onglet « Membres », puis « Ajouter un membre ».
2. 2Saisissez « Prénom », « Nom » et « E-mail », choisissez le « Rôle » — « Propriétaire », « Gestionnaire », « Membre » ou « Technicien » — puis « Ajouter ». Chaque personne reçoit un e-mail pour choisir son mot de passe.
3. 3Sur les téléphones, installez l'application QuotyFast depuis l'App Store ou Google Play. On s'y connecte avec l'adresse e-mail (champ « Nom d'utilisateur ») et le « Mot de passe », puis « Se connecter ».

Le nombre d'utilisateurs dépend du plan du client. Un technicien ne voit que ses interventions : ni clients, ni devis, ni factures.

• Rôles et membres de l'équipe
• L'application mobile du technicien

6. Faire le premier devis et envoyer la première facture

1. 1Ouvrez « Devis », puis « Nouveau devis ». Suivez les étapes « Client & Configuration », « Articles » et « Finaliser ».
2. 2Dans la fenêtre « Devis finalisé ! », « Envoyer le devis » l'adresse au client par e-mail ; sinon, « Envoyer au client » depuis le devis.
3. 3Une fois le devis accepté, « Facturer » crée la facture avec le client et les articles du devis. Pour une facture sans devis : « Factures », puis « Nouvelle facture ».
4. 4Cliquez sur « Envoyer ». Pour une entreprise belge enregistrée sur Peppol, la fenêtre « Envoi par Peppol obligatoire » propose « Envoyer par Peppol » ; les autres clients reçoivent la facture par e-mail.

Faites ce premier envoi avec le client, sur un vrai dossier : il voit le parcours complet et vous vérifiez ensemble le rendu du PDF.

• Créer et envoyer un devis
• Créer et envoyer une facture